同窓会の幹事の仕事で失敗しない4つのポイント
2024.08.14
同窓会を開こう！ そう思ったとき、幹事は何をすべきなのでしょうか。
初めて幹事をすることになった人は、不安を感じているかもしれません。
ここでは、同窓会での幹事の仕事や失敗しないためのポイントを解説します。
幹事を任された人は、ぜひ参考にしてください。
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同窓会での幹事の仕事
同窓会の幹事がすべきこととは？
ここでは、同窓会の幹事がすべき仕事内容を紹介します。
1．計画を立てる
同窓会の幹事がまずすべき仕事として、計画立案です。
スケジュールや会費、プログラム内容、二次会についてなど詳細を定めていきます。
まずは開催日時を決定しましょう。
開催日時は、遅くとも半年前には決めなくてはなりません。
同窓会の準備には会場の手配や招待状の発送、出欠リストの作成など3～4カ月はかかります。
それらを踏まえたうえで考えると、半年前には開催日時を決めておきたいところです。
日時が決まったら、会場を手配しましょう。
同窓会会場としてよく使われるのが、ホテルなどのバンケットルーム、レストラン、レンタルスペースなどがあります。
母校の体育館やホールを利用するケースもあります。
会場の選び方
パーティーの内容や出席人数、出席者の立場によって開催すべき場所は大きく異なってきます。
こちらの記事では、パーティー会場を選ぶときに気をつけておきたいポイント等を紹介しております。
大人数でのパーティーを開こうとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
2．参加者を募集する
日時と会場が決まったら、参加者リストを作成していきます。
まずは卒業名簿などを参考に、参加者候補の連絡先を調べます。
近年は、FacebookなどのSNSを使って連絡を取るケースも多いです。
そして、連絡が取れたメンバーに参加案内を送りましょう。
SNSなどのイベントページを活用するのも一つの方法です。
開催日の1週間前ぐらいを締め切りとし、それ以降のキャンセルにはキャンセル料がかかる旨などを伝えておきます。
3．出席者リストを作成する
参加者が決まったら、会場に人数を伝え、料理等の手配をしましょう。
同時に名札など、当日必要なものも併せて用意しておきます。
また司会者などの役割も決めましょう。
当日の進行に不安がある場合は、事前にリハーサルをしておくといいと思います。
4．当日を迎える
同窓会当日です。
当日は、開始時刻の1～2時間前には会場入りして、準備に努めましょう。
会が始まってからも、幹事は大忙しです。
司会や受付、写真撮影など色々とやることがあります。
開催後は、写真や動画を送付するなどして、当日の様子をみんなで見られるようにしたほうがいいでしょう。
同窓会を失敗させないためのポイント
同窓会を成功させるポイントは何といっても準備です。
まず幹事（発起人）はできるだけ大勢集めたほうがいいでしょう。
同窓会の場合、「〇〇さんが参加するなら行く」という方が多い傾向にあります。
そのため、最初のメンバーが多いほど、人数が集まりやすくなります。
同窓会当日で失敗しないためには、なんといってもそれまでの準備をしっかりしておくことです。
当日の状況をしっかりイメージしながら、滞りなくスケジュールを進められるよう皆で協力しながら用意していきましょう。
準備万端に整えて、同窓会を成功させよう
同窓会における幹事の役割についてお伝えしました。
同窓会の幹事は意外と大変に感じるかもしれませんが、皆が喜ぶ顔を見たらきっと頑張って良かったな、と思えるはずです。
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