忘年会の幹事の仕事とは

2021.09.02

忘年会の幹事を任された。

“デキる幹事”になるにはどうすればいいのか。

気をつけておきたいポイントや、幹事が事前や当日にやらなくてはならないこと、案内状の例文について知りたいと思っている方もいるでしょう。

ここでは、初めて幹事をする方や失敗せずに幹事業務を行いたいと思っている方向けに、忘年会の幹事にまつわるノウハウを公開!

盛り上がる忘年会にするためにも、事前に読んで、当日失敗しないようにしましょう。

 

忘年会の幹事で失敗しないポイント

忘年会の幹事を任されたら、以下の事柄に注意しましょう。

 

1.参加者の要望をできるだけ叶える

忘年会の幹事に任命されたからといって、勝手気ままに決めていいわけではありません。

 

「自分が食べたいからフレンチ」「自分が都合がいいから木曜日」など好き勝手にお店や日程を決めてしまっては、周りの人からは「あの人は自分勝手だ」という烙印を押されてしまいます。

 

そうならないためにも、忘年会の幹事になったら、上長はじめ周囲の要望を取り入れるようにしましょう。

 

「あそこのお店がいいよ」と勧められたら、自分の好みでなくても、まずはお店の様子をチェックしておきます。

場所や日程などの都合で、どうしても使えない場合は仕方がありませんが、可能であれば「〇〇さんの推薦です」といって使用したほうが、おすすめした側にも喜ばれます。

 

このような気遣う力が幹事には求められます。

 

2.当日の内容を事前にシミュレーションしておく

忘年会の成功にはシミュレーションが欠かせません。

例えば、お店を見つけたら予約する前に、一度足を運んでみると、忘年会の成功確率が上がります。

 

確認しておきたいことのひとつが、駅からのアクセスです。

実際に行ってみて迷いやすいと感じたら、地図を添付したり、間違えて行ってしまいそうな道を事前に伝えたりしておくと、参加者の遅刻が減るかもしれません。

また部屋の様子を見てみて、全員が入れそうか、余興などできるスペースはありそうかなども確認しておきましょう。

 

シミュレーションがしっかりしていれば、予想外の事態が生じても、適切に対処できるかも。

逆に行き当たりばったりで事を進めてしまうと、何か発生したとき「ダメな幹事だなぁ」と思われてしまう可能性が高まります。

 

3.会場内では細やかな気配りを

忘年会は一年の労をねぎらい、パーッとみんなで盛り上がるパーティー。

たとえ幹事であっても、その場の雰囲気を楽しむことに問題はありません。

 

しかし、幹事が一部の人たちだけと集まって、周囲を気にせずはしゃいだりするのはNG。

輪の中に溶け込みつつも、会話に入れていない人はいないか、食べ物や飲み物は足りているかなど細かくチェックしておきましょう。

 

お酒を勧められることもあると思いますが、ほどほどに。

幹事が飲みすぎて酔っぱらって潰れてしまった、なんてなったら話になりません。

 

皆が笑顔になれるよう、自ら率先して動くことを心がけましょう。

 

忘年会での幹事の仕事

忘年会の幹事を任されたら何をしなくてはならないのか。

忘年会の幹事がなすべき仕事内容(事前、当日)を紹介します。

 

以下、幹事が忘年会前日までに行わなくてはならないことです。

 

1.スケジュール立案

まずスケジュールを立てましょう。

 

忘年会の日程をまずどこにするか。

日時が決まったら、お店をいつまでに予約するか、参加者リストをいつまでに作成するかなどを考えていきます。

 

近年は、日程調整ツールを使って日程調整をする人たちも多いです。

 

2.会場選定

日程が決まったら、会場探しです。

近年はインターネットを使って簡単に探せます。

日時やアクセス、貸切可などの条件に当てはまる場所をピックアップしていきましょう。

 

会社の忘年会の場合、会社や最寄りの駅の近くのお店だと喜ばれやすいです。

 

また忘年会を盛り上げる要素としては、食事やお酒も欠かせません。

美味しい料理やお酒をふるまってくれるお店だと、自然と忘年会も盛り上がります。

 

予算などと相談したうえで、適切なチョイスをするようにしましょう。

 

また二次会を行う場合は、一次会会場の周辺にある、二次会に適したお店も、同時にリストアップしておきましょう。

 

 

3.会場予約

会場が決まったら、予約を入れます。

 

会場予約は、できれば1カ月前には行っておきましょう。

人気のお店を使用するのであれば、2カ月前ぐらいには予約しておいたほうがベターです。

早期予約をすることで、割引してくれるお店もあります。

 

忘年会をしたいけど、めぼしい会場が見つからない、といった事態を引き起こさないためにも、早めの予約を心がけましょう。

 

4.プログラム内容の決定

忘年会で余興や出し物をするなど、プログラムが必要な場合は、企画内容も考えておきましょう。

最近は、社員同士のコミュニケーションを活性化するなどの理由で、忘年会でクイズやビンゴ大会、ロシアンルーレットなどの余興をするところもあります。

その場合、出し物を成功させるためにも、事前準備が必要です。

 

余興を行わなくても、挨拶を依頼しなくてはならない会社もあると思います。

 

開会の挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶など誰に頼むのか決めたら、丁重にお願いしましょう。

開会の挨拶は出席者の中で最も役職が上の人、乾杯の挨拶は3番目、締めの挨拶は2番目の人がすることが多いです。

 

先方に準備期間を与えるためにも、できれば忘年会の1~2週間前には依頼しておきましょう。

 

5.案内状の送付

遅くとも忘年会の2週間前には、関係者に案内状を送りましょう。

取引先も忘年会に招待する場合は案内状を郵送し、社内の関係者には、案内メールを送信します。

 

人数が確定したら、会場にすぐさま報告しましょう。

 

6.書類の作成

出欠が確認できたら、参加者リストをつくります。

 

また必要であれば、進行表も作成しましょう。

 

 

以下は、忘年会当日に幹事がやるべき仕事です。

 

7.会場準備

会の当日は、受付開始の30分前には会場に到着するようにしましょう。

 

お店の人たちと最終確認を行い、席次や余興に必要なものなど足りないものはないかチェックします。

 

また案内できるよう、トイレや喫煙所のスペースも確認しておきましょう。

 

8.受付

受付担当者は受け付けに座り、参加者リストを参照して、参加費の徴収を行います。

最近は、インターネット振り込みなどを活用して、事前に参加費を振り込んでいるケースもありますので、二重徴収にならないよう気をつけましょう。

 

9.司会

開始時刻になったら、司会の担当者が開会を宣言します。

その後も、司会者はスケジュールや会場の様子を見ながら、プログラムを進行していきます。

 

閉会後は、二次会のアナウンスなども行っていきましょう。

 

10.支払い

会計担当者は、参加者から集めたお金を使ってお店の支払いを済ませます。

 

会計担当者は、支払いを終えたあと、翌日でかまいませんので、適切にお金が使われたかを確認できるよう、会計報告を行いましょう。

 

11.帰宅のサポート

閉会後は、二次会に行く人たちを二次会会場へと案内し、帰宅する人には最寄りの駅やバス乗り場などを伝えましょう。

 

 

忘年会の案内状の例

忘年会の案内状の例文をお伝えします。

 

1.社外向け

忘年会のご案内

 

拝啓 師走の候 皆様におかれましては、一層ご隆盛のこととお慶び申し上げます。

平素は一方ならぬお引き立てを賜り、厚くお礼を申し上げます。

さて、本年度も毎年恒例の忘年会を開催する運びとなりました。

つきましては、日頃のお力添えに感謝申し上げ、親睦を深めたいと存じます。

ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひともご出席賜りますよう案内を申し上げます。

 

 

日時:2021年12月××日(×) 19:00~21:00

場所:〇〇ホテル 白蘭の間(JR△△駅南口より徒歩2分)

URL:http://〇〇hotel.co.jp  ※地図

 

なお、準備等の都合により恐れ入りますが、12月×日までには出欠のご連絡賜りますようお願い申し上げます。

 

 

 

敬具

 

 

※一般的に、社外向けメールには会費については記載しません。

 

2.社内向け

※社内向けの案内は、メールで行われることが多いです。

 

件名:忘年会のご案内

社員各位

 

皆さま、お疲れ様です。

今年もあと残りわずかとなってきましたが、いかがお過ごしでしょうか。

さて、恒例の忘年会の季節がやってきました。

下記のとおり、開催いたしますので、皆さま奮ってご参加ください。

 

■日時:12月××日(×) 19:00~21:00

■場所:〇〇レストラン(JR◇◇駅より徒歩1分)

■URL: https://restaurant.co.jp

■会費:5,000円

■出欠〆切:12月×日(×) ※件名を変えずに、このメールにご返信ください。

■備考:キャンセルは2日前までにご連絡ください。それ以降のキャンセルはキャンセル料が発生しますので、予めご了承ください。

 

以上

 

忘年会の成功は幹事の働きにかかっている

忘年会の幹事についてお伝えしました。

一年の労をねぎらうために開催される忘年会。

みんなが笑顔で楽しむには、幹事の働きが重要です。

幹事が適切に行動すれば、自然と忘年会も盛り上がるはず。

 

赤坂プリンス クラシックハウスは、忘年会会場としての使用も受け付けています。

例年とは違った雰囲気の忘年会にしたいと考えている方は、ぜひ赤坂プリンス クラシックハウスのご利用も検討してみてください。

 

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