懇親会の幹事の仕事と失敗しないポイント

2021.09.07

 

懇親会の幹事を任されてしまった……。

初めての幹事だけど何をすればいいのだろう? 失敗しないためにはどこに気をつければいい?

ここでは、懇親会で幹事をすることになった人たちのために、失敗しないためのポイントや事前・当日・翌日の仕事内容を紹介。

幹事としての責務をしっかり果たしたいと考えている方は、ぜひポイントを抑えて、会を成功させてください!

 

懇親会の幹事を任された時の失敗しないポイント

幹事を任されたときに失敗しないための抑えておきたい3つのポイントを紹介します。

 

1.懇親会の目的を確認する

 

 

懇親会の目的を確認したうえで、スケジューリングや会場選び、余興の準備などを行っていきましょう。

 

社内懇親会でも他部署同士の交流が目的であれば、同じ部署の人たちが固まらないよう、幹事のほうで席を決めたほうがいいかもしれません。

MVPなどの表彰式がメインであれば、お祝いされたほうが喜べるような豪華なステージのある会場を選択したほうがいい可能性があります。

 

同じ懇親会といえども、会の目的によって、適切なプログラムも会場も変わってきます。

 

会を成功に導くためにも、何を目的としている懇親会なのか、再度考えてみましょう。

 

2.スケジュールをしっかり立てる

 

 

 

懇親会の幹事を任されたら、スケジューリングが重要です。

 

懇親会当日をいつにするかはもちろん、何カ月前までにお店を決めて、会場予約をするのか、企画のための準備はいつ頃するか、参加者の出欠〆切はいつにして、いつまでに参加者リストを作成するのかなど、しっかりスケジュールを立てましょう。

 

スケジュールを立てずに、なぁなぁでやってしまうと、周囲の人たちにも信頼してもらえません。

信用できない懇親会にはみんな参加したくないため、参加人数が集まらず、会そのものが開けなくなる可能性も出てきます。

 

会をご破算にしないためにも、会の当日の内容含め、しっかりスケジューリングをして、予定通りに進めていきましょう。

 

3.会を率先して盛り上げる

 

 

懇親会当日はもちろん、事前の準備においても、参加者が「参加したい!」と思わせるような工夫をしましょう。

 

豪華な会場を選んだり、美味しそうなメニューがあることを案内状に記載したり、ゲームなどを行う場合は「賞品あり!」と書くだけでも、参加者の期待値は高まるかもしれません。

 

会当日も、場の緊張をほぐすためにも、幹事は笑顔で参加者をお迎えし、司会担当者は冗談の一つでも取り入れられるよう、事前に準備しておきましょう。

 

幹事のこのような小さな気配りの一つ一つが会の空気を変え、和やかな雰囲気を醸成していきます。

 

また参加者の中で会話の輪の中に入っていけていない人がいれば、積極的に話しかけ、ほかの人たちとつなぐのも幹事の役割です。

 

幹事の最大の目的は“会の成功”。

そして、会の成功とは、参加者全員が笑顔で満足して帰路につくことです。

 

目的達成のためにも、できる限りのおもてなしをするようにしましょう。

 

 

懇親会の幹事の仕事(事前)

懇親会の幹事が事前にしなくてはならない仕事を紹介します。

 

1.日程調整

まず幹事がすべき仕事が、いつ懇親会を開催するかです。

 

上司や取引先などキーパーソンのスケジュールを中心に、できるだけ多くの人が集まれる日時を選ぶようにしましょう。

 

2.会場選び

次に幹事がすべき仕事が、会場選び。

懇親会を開きたい場所、だいたいの参加予定人数、予算、必要な設備(マイクやプロジェクターなど)などを考慮したうえで最適な会場を選んでいきます。

 

今やインターネット上にはたくさんの懇親会会場が掲載されています。

ネットで調べる際は、できれば口コミなどの情報も合わせてチェックしておくといいでしょう。

 

「インターネットの情報だけでは不安……」という方は、実際にそのお店に足を運んで雰囲気を確かめてみるのもいいと思います。

訪れることによって、インターネット上の情報だけでは分からなかったそのお店のメリットやデメリットがつかめるかもしれません。

 

人気の会場は予約を取るのが難しいため、とくにハイシーズンに懇親会を行う場合は、できれば半年くらい前から会場を抑えておくようにしましょう。

 

3.参加者集め

会場にめどがついたら、参加予定者に連絡しましょう。

 

最近は、FacebookやLINEなどのSNSを使って連絡することもあります。

ほかにもメールや、手紙などの方法でもかまいません。

 

案内状には開催日時、開催場所、参加費、〆切日などを記載しておきます。

 

案内を送り、参加受付の〆切が過ぎたら、参加者リストを用意しておきましょう。

参加者リストは当日の会費徴収の際などに使用します。

 

4.当日のプログラムを考える

懇親会で誰が進行や受付をし、会の中で何をするのかなどのプログラムを考えていきましょう。

開会や乾杯、締めの挨拶がある場合、事前に誰に担当してもらうか考え、お願いしておきます。

 

会の内容によっては、ゲームなどの余興を行うのもいいかもしれません。

 

賞品などを用意することで、さらに会が盛り上がる可能性が高まります。

 

 

懇親会の幹事の仕事(当日)

懇親会の幹事が当日すべき仕事内容を紹介します。

幹事は、受付開始30~60分前には会場入りして、準備するようにしましょう。

 

1.参加費の徴収

当日、参加者が受付に来たら、まず参加費の徴収を行います。

事前に参加費の額を伝えて、横に「当日は釣銭が出ないよう、ご協力をお願いします」と書いておくと、たいていの人はぴったりで持ってきてくれます。

しかし、当日慌てないためにも、事前に釣銭は十分用意しておきましょう。

 

また受付の混雑を緩和するためにも、参加費を事前に徴収する方法もあります。

銀行振り込みやクレジットカード決済が可能でしたら、参加表明と同時に、事前に振り込んでもらう方法を取ってもいいかもしれません。

事前徴収をしておいたら、ドタキャンされて、当日会費が足りなくなったなどの心配もなくなります。

 

近年はスマートフォン決済などさまざまな方法での振り込みが可能ですので、受付業務をスムーズにするためにもトライしてみるのもいいでしょう。

 

2.司会進行

幹事の重要な役割の一つが、司会進行。

司会進行の経験がある、適任者が行えるとベストです。

司会進行を任された人は、必ず当日のスケジュールを確認し、大幅なずれが出ないよう事前にシミュレーションしておきましょう。

 

司会者は司会者の席にて、背筋を伸ばし、堂々振る舞うことが求められます。

服装もできればフォーマルなものを用意し、「みんなの注目を浴びる」という意識で会を進めるようにしましょう。

 

司会は各挨拶などの前振りや余興の進行など行います。

 

滞りなく進めるためにも、会の内容をしっかり頭の中に入れ込み、適切な振る舞いをしていきましょう。

 

3.会計

会の途中であっても、参加費の徴収を終えたら、会計を行いましょう。

会の終盤は二次会の案内や見送り、忘れ物の確認などでけっこう忙しいです。

比較的手の空いている時間帯に、会計を済ましてしまいましょう。

 

4.二次会の案内をする

懇親会後、盛り上がったまま二次会に行く流れになることもあると思います。

事前に二次会に良さそうなお店をリストアップしておき、当日参加者が決まったあと、行ける流れにしておきましょう。

 

二次会会場としてよく選ばれるのが、バーや居酒屋、カラオケなどです。

 

二次会に参加しない人に対しては、帰り道の案内をします。

会場からバスやタクシーでの帰宅を考えている人のために、バス乗り場やタクシー乗り場、バスに関しては発車時刻も案内してあげると親切です。

 

会場は必ず時間内に退出するようにして、最後に忘れ物がないかどうかチェックしておきましょう。

 

懇親会の幹事の仕事(翌日)

幹事が懇親会の翌日にやっておきたい事柄をお伝えします。

 

1.会計報告

参加費が正しく使われたかどうかを確認するためにも、会計係の人は会計報告を行いましょう。

余ったお金はプールしたり、返金したりするなどして、皆の了解を得たうえで適切に対処します。

 

会計報告はできれば、懇親会の翌日中にはメールなどで皆さんに公開できるといいです。

お金に関することなので、不信感を抱かせないためにも、迅速な対応を心がけましょう。

 

2.お礼メールの送信

懇親会の翌日にはお礼メールの送信も行いましょう。

とくに取引先や社内の懇親会、または接待など、今後も関係性の続く相手との懇親会ではお礼メールの送信は欠かせません。

 

お礼メールは過剰にかしこまる必要はないものの、感謝の気持ちを丁寧に伝えます。

参加者の皆さんのおかげで楽しい懇親会にすることができた旨を伝えれば、印象が良くなり、「次回もまた参加しよう」という参加者が増えるかもしれません。

 

幹事は会を盛り上げて、みんなを笑顔にしよう

懇親会の幹事の失敗しないためのポイントや仕事内容をお伝えしました。

会の成功は、幹事の力量にかかっているといっても過言ではありません。

みんなが喜ぶ懇親会を開催できれば、参加者同士の仲も深まり、次回開催したときも「ぜひ参加したい!」という人が増えるでしょう。

赤坂プリンス クラシックハウスでは、20~200名程度の懇親会の開催が可能です。

個室での会食などにもご利用いただけますので、懇親会等のご用がある方はぜひとも検討してみてください。

 

 

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